O2e

Hoe maak je software om een ​​papierloos kantoor te creëren vinden

Er zijn talloze software-oplossingen die vandaag op de markt beschikbaar zijn voor het creëren van een papierloos kantoor. Nu, rekening houden met het feit dat er tal van papieren documenten in een kantoor, en deze worden opgeslagen en gebruikt op verschillende manieren, ook. Het papierloze kantoor software-oplossingen op de markt van vandaag kan worden ingedeeld in de verschillende functies die ze vervullen. Hier zijn slechts enkele van hen:

Hoe maak je software om een ​​papierloos kantoor te creëren vinden. Voor kleinere bedrijven.
Hoe maak je software om een ​​papierloos kantoor te creëren vinden. Voor kleinere bedrijven.

  1. Document imaging. Document imaging software neemt in principe een afbeelding van een document voor het opslaan als elektronisch bestand. Je denkt misschien dat je dit kunt doen door gewoon met behulp van een scanner alleen en indienen van uw elektronische documenten volgens uw eigen stijl. Echter, document imaging software doet zoveel meer dan dat. Elektronische documenten zijn vaak nodig om te worden benaderd door verschillende medewerkers. Document imaging software biedt gemakkelijker toegang tot de andere leden van de organisatie. Sommige software, in feite, is browser-based, wat betekent dat de elektronische documenten zijn online geupload. Daarom kunnen medewerkers die toegang hebben tot het dossier mag het elektronisch document weer overal zolang ze een internetverbinding hebben.
  2. Document management. Document management software doet meer dan houden rekening met een afbeelding van een papieren document en bewaar het als een elektronisch bestand. Opgeslagen elektronische documenten zal bestaan ​​zolang het bedrijf is up and running. Zonder document management software, een goede archiveren en indexeren van deze bestanden zal onmogelijk zijn. Dit zal alleen betekenen grote verliezen toegeschreven aan de tijd en energie besteed lokaliseren elektronische documenten. Document management software geeft antwoord op deze problemen.
  3. Papierloze fax. Vergeet niet dat faxapparaten genereren ook papier dat vaak net belandt in de vuilnisbak. Papierloze fax-software beheert inkomende en uitgaande faxberichten. De software synchroniseert het faxapparaat op een toegewezen computer of server. Inkomende berichten worden elektronisch ontvangen net als het ontvangen van een e-mail. Het zal dan afhangen van de ontvanger of er een noodzaak om het bericht of helemaal niet afgedrukt.

Voor kleinere bedrijven

Voor kleinere bedrijven, kan de taak van het creëren van een papierloos kantoor net betreffen het hebben van software voor het scannen van het document en omzetten in een bestand dat kan worden gelezen en bewerkt op aanvraag. Scansoftware komen meestal gebundeld wanneer u een scanner te kopen. Met OCR-software om uw gescande documenten te converteren is ook nodig. OCR betekent Optical Character Recognition. OCR-software zet een image-bestand in machine bewerkbare tekst. De meeste OCR-software converteert beeldbestanden in gebruiksvriendelijke formaten zoals Microsoft Word en PDF. Upload deze elektronische documenten naar de harde schijf van uw computer op kantoor voor opslag en beheer. Maak er een punt om back-up bestanden hebben voor het geval je computer crasht. U kunt ook proberen ze te uploaden online.

Een papierloos kantoor wordt beschouwd als het kantoor van de toekomst

Een papierloos kantoor wordt beschouwd als het kantoor van de toekomst. Milieubeschermers steunen het omdat het kappen van op papier gebruik betekent een besparing van meer bomen. Eigenaars bedrijf koopt het idee omdat het uiteindelijk zal neerhalen operationele kosten. Met de komst van nieuwe technologie, het bereiken van een papierloos kantoor is geen droom meer.