O2e

Hoe voor te bereiden voor een software licentie audit

De huidige zakelijke omgeving vraagt ​​om het gebruik van software

De huidige zakelijke omgeving vraagt ​​om het gebruik van software. Het is moeilijk voor te stellen het runnen van een bedrijf zonder. Denk hier eens over, als je niet kunt op een dag zonder je computer thuis met de software die het mogelijk maakt voor u om basis computergebruik te bereiken, hoeveel te meer als je het runnen van een bedrijf? Ja en om deze reden, bent u onderworpen aan een software-licentieovereenkomst die uw bedrijf in aanmerking komt voor een licentie-audit. In werkelijkheid ben je vrij veel links op uw eigen om software te gebruiken na het overeenkomen om een ​​EULA of End-User Licensing Agreement. De vlieg in de zalf is dat de software-uitgever of een beroepsvereniging zou kunnen vermoeden dat u software met behulp van buiten om haar veronderstelde parameters, dus, de audit. Geconfronteerd met deze situatie, de voorbereiding is een must.

Hier is hoe te bereiden op een software licentie audit.

  1. Praat met een advocaat. In het bijzonder iemand die getraind en opgeleid met de wetten die het gebruik van software. Na behoud van zijn diensten, laat hem u adviseren over wat u moet weten en laat hem zijn werk doen door ervoor te zorgen dat alles wat gecorrigeerd moet worden is gedaan om voor de audit om succesvol te zijn van begin tot eind.
  2. Maak een afspraak met uw IT-afdeling. Breng uw IT-medewerkers om dat te versnellen over de controle die je team de nodige documenten voor te bereiden, zoals een bewijs van aankoop, licentieovereenkomsten, en in het algemeen na te gaan of de software niet is illegaal geknoeid of gedistribueerd.
  3. Zoek uit wie zal de controle leiden. Software Licensing Audits zijn het echte werk met de grote kanonnen van de industrie het uitvoeren van de audit zelf. De kans is groot, zal de grote twee leiden de audit: Business Software Alliance (BSA) en Software & Information Association (SIA).
  4. Vraag naar de agenda van de audit. Het belangrijkste doel van de audit is om uit te vinden hoe de software wordt gebruikt, maar dit zal worden opgesplitst in een schema van controlebezoeken en zal gebaseerd zijn op een agenda. Vraag om een ​​kopie, zodat intern, u, de advocaat, en uw IT-afdeling kan verdiepen in het samen en het adres wat er op er dienovereenkomstig.
  5. Instrueer al uw medewerkers mee te werken aan de controle. Maak indruk op de betekenis van de audit en instrueren iedereen om volledig samen te werken met het auditteam. Sussen de angst voor "putting-mijn-voet-in-mijn-mond" door het toewijzen van uw IT-team om assistentie te verlenen wanneer een vraag wordt verwarrend of verklarend. Het is ook uw verantwoordelijkheid om hen te laten weten dat deze audit zal niemand de taak bedreigen om te praten en vragen te beantwoorden. Dat is wat een audit is om in ieder geval.
  6. Sorteren documenten die relevant zijn voor de controle. Zonder uitstel, draai de stukken over aan de accountant als hij je vraagt ​​voor. Deze documenten kunnen worden over operationele procedures, software voorraden, laatste logs, historische audit papieren, en software-informatie.
  7. Het begeleiden van de accountant, toen hij maakt zijn rondes. Hij zal moeten introductie in elk afdelingshoofd en de teams die hij wil controleren aan. Wezen met hem ook plaatst iedereen op zijn gemak en zet de toon van samenwerking. Er zullen een aantal gevallen ook dat de accountant zal hulp nodig hebben om een ​​beleid of procedure uitgelegd hebben. Als je te druk zijn op de dag (en) van de audit, wijst u een vertrouwde contactpersoon voor uw plaats.
  8. Geef de accountant zijn eigen werk station. Hij zal moeten toegang tot zijn eigen ruimte op uw kantoor. Zorg ervoor dat hij beschikt over een samen met een telefoon, fax, computer of laptop met internetverbinding en kantoorbenodigdheden, zoals pen en een notitieboekje.

Hoe voor te bereiden voor een software licentie audit. Praat met een advocaat.
Hoe voor te bereiden voor een software licentie audit. Praat met een advocaat.

Ga langs uw audit en streven naar een A +!