O2e

Microsoft Excel te begrijpen

Vaak in zakelijke en persoonlijke projecten

Vaak in zakelijke en persoonlijke projecten, wordt er een lijst nodig. Dan is een gedetailleerde lijst nodig is, die overgaat in een grafiek of tabel. Dan is een tabel wordt een systeem, of meerdere pagina's van interactieve data, en jij bepaalt wat je nodig hebt is een matrix of een spreadsheet. Of u nu de term lijst gebruiken, grafiek, tabel, spreadsheet of matrix, Microsoft Excel is het meest waarschijnlijk de beste snelkoppeling voor het typen van de gegevens in de computer, het bijwerken van uw gegevens, en voor het afdrukken in een aantrekkelijk formaat zijn. Als je eenmaal ingang een aantal initiële template informatie in kolommen en rijen, vind je jezelf het hergebruik van uw eerste installatie vele malen, terwijl ook het produceren van vele variaties als nodig is voor de gelegenheid. Wanneer u Microsoft Excel gebruikt om een ​​niet-proza ​​gegevens, zoals getallen, uitdrukkingen, namen of lijsten te beheren, vindt u dat uw gegevens aan te passen aan vele situaties.

Microsoft Excel wordt vaak gebruikt voor numerieke gegevens

Microsoft Excel wordt vaak gebruikt voor numerieke gegevens, maar het is ook handig voor zinnen en namen, waar een grafiek meestal kan bestaan ​​uit tekst in plaats van getallen. Bijvoorbeeld, mijn voormalige baas had een gecompliceerde estate-planning situatie, waarbij elk van een tiental rekeningen werd geleid door verschillende juridische documenten. De grafiek I voorbereid voor haar had geen numerieke gegevens, maar de gebruikte vier uitdrukkingen, zoals "geleid door Lewellyn Trust," werden herhaald in verschillende vormen in de pagina. De Microsoft Excel-grafiek leest als een vraag en antwoord pagina, en het werd vaak gebruikt als een snelle referentie.

De List Manager functie van Microsoft Excel klapt automatisch uit wanneer u voor te bereiden een tabel als deze. List Manager helpt door het herhalen van de belangrijkste zinnen in de tabel, zodat overtypen dezelfde zin meerdere malen niet nodig is. De kolomkoppen over de bovenkant van de pagina opgenomen "accountnaam", "advocaat van de naam," enz. en een paar data waren zo aangetoond dat de meest recente schrijven van een document is opgenomen in de lijst. Na deze lijst van die rekening werd geleid door die juridisch document waarschijnlijk gered haar een munt in advieskosten, omdat ze in staat was om naar te kijken de basiskenmerken van haar nalatenschap plannen, zonder te graven door stapels van oude bestanden en lange documenten. Het is handig om te onthouden dat een Microsoft Excel spreadsheet formaat met hoofdzakelijk tekstuele gegevens kunnen dienen als een "quick reference" gids.

Misschien heeft u behoefte aan een meer data-georiënteerde lijst, met inbegrip van vergelijkingen. Als dat zo is, zal met behulp van Microsoft Excel op te slaan een groot deel van de tijd en het voorkomen van veel hoofdpijn. Sommige mensen vinden dat ze nodig hebben om een ​​tafel te schetsen, of op zijn minst een lijst van kolomkoppen op papier, vóór het typen, en dit kan zeer nuttig zijn. Denk aan de kolomkoppen als labels voor elke categorie. Bijvoorbeeld, een financiële tabel ik bereid een aantal jaren geleden heeft altijd vier maanden van rekening waarden aan de bovenkant van de pagina, zodat de koppen in het eerste kwartaal als volgt zal luiden: januari, februari, maart en april. De linker kolom heeft een bredere vorm, zodat de naam van de rekening ruimte worden ingetikt De rechterkant heeft berekent de procentuele verandering van vorige maand deze maand volgens een vergelijking in Microsoft Excel.

De eerste opzet van deze tabel werd ingevoerd een aantal jaren geleden, maar ik heb het gebruikt elke maand, en verbeterde het met kleuren, vullen, voetnoten, en een aantal andere opties, zoals de jaren gingen voorbij. Als de baas een oog operatie gehad, ik vergroot door het veranderen van de printerinstellingen. Toen rekeningen werden afgesloten, kan een rij worden verwijderd, met een voetnoot toegevoegd als waar de fondsen werden verplaatst. Dezelfde fundamentele tabel in Microsoft Excel heeft gediend deze functie door het eenvoudige menu Bestand commando "Opslaan als", met de naam van de volgende maand ingevoegd als de bestandsnaam. Bijvoorbeeld, voor volgende maand, is de januari kolom verwijderd en een kolom voor mei is geplaatst, naast april. Een kleine wijziging aan de "procentuele verandering" formule wordt ingevoerd, zodat de mei-account waarden worden vergeleken met April's in plaats van March. De sjabloon vervolgens klaar voor de volgende maand, zodat wanneer onze rekeningafschriften worden ontvangen, het skelet spreadsheet al klaar voor gebruik.

Microsoft excel te begrijpen. Vaak in zakelijke en persoonlijke projecten.
Microsoft excel te begrijpen. Vaak in zakelijke en persoonlijke projecten.

De maandelijkse rekeningen waarde tabel hierboven beschreven heeft automatische bedragen aan de onderkant van elke kolom. Deze zijn gemakkelijk geprogrammeerd in Microsoft Excel, gewoon door te typen op de "+"-teken. Een bewerking box komt op het scherm wanneer de typiste eerste maakt gebruik van het plusteken, dan Excel helpt de gebruiker bij het invoeren van een bereik van cellen waaruit het bedrag zal worden berekend. U kunt de cel-adres, of gewoon op te klikken, en de formule bewerken helper zal cues. Bijvoorbeeld januari de gegevens in de "B" kolom, beginnend met cel B2 en eindigt met cel B34. Cel B35 bevat de vergelijking "SUM B2 tot B34." U kunt deze formule door te klikken met de muis op het gebied toe te voegen, of door het intypen van de cel-adressen toe te voegen. Druk op enter als je klaar bent met bewerken uw formule, en je gaat terug naar normale klikmodus.

De cel met de som geeft gewoonlijk het resultaat van de vergelijking

De cel met de som geeft gewoonlijk het resultaat van de vergelijking - een aantal - maar geeft niet de vergelijking, behalve wanneer de gebruiker zich in vergelijking-bewerkingsmodus. Het numerieke som van de vergelijking of formule kan gemakkelijk worden geprogrammeerd met behulp van deze principes, een opsomming van alle account waarden voor januari. Klik op de onderkant van de Februari-kolom, voert u het plusteken, maken gebruik van dezelfde formule, en te Herhaal deze stappen voor de andere maanden. Om het per ongeluk verwijderen van uw geprogrammeerde cellen waar formules te verbergen, stel ik voor het gebruik van de celbescherming instelling op die locaties van uw tafel. In Microsoft Excel kunt formule cellen ook worden weergegeven in gekleurde soort aan de gebruiker waar NIET om gegevens op de top van een vergelijking in te voeren herinneren.

De andere vergelijking of formule in de maandelijkse rekeningen bovenstaande tabel beschreven is de procentuele verandering kolom. Nogmaals, je zou je intentie schetsen met potlood en papier voordat dit, als het lijkt ingewikkeld de eerste keer dat u gebruik maken van Microsoft Excel. U wilt weten in een oogopslag wat de verandering was in elk account waarde, vanaf het einde van vorige maand (maart, te weten) aan het einde van de lopende maand, of april. Dit idee wordt ook gebruikt voor driemaandelijkse tabellen, met verschillende kolomkoppen te groeperen de maanden. U kunt beginnen met uw vergelijking opnieuw door te typen op het plusteken, waardoor het aangaan van de Microsoft Excel vergelijking-editing-functie.

Dan wil je cel "E2"

Dan wil je cel "E2", of de bovenste rij van de gegevens voor de in april kolom typt, worden afgetrokken door de "D2" cel. Dit is het verschil tussen april en gegevens van maart, in een positief getal voor een winst in april, of een negatieve term als er een verlies. Niet het risico verlegenheid door de vergelijking achterwaarts, zodat een verlies vertoont als voordeel, iedereen is gevoelig makend deze fout vroeg of laat. De volgende stap is om het verschil van de eerste maand, of maart, verdelen om een ​​decimaalteken of een percentage antwoord te krijgen. Sinds deze klassieker "delta" of "change"-verhouding vergelijking heeft twee stappen, berekent correct wanneer u het opgeeft met haakjes, als volgt: + (E2-D2) / D2. De formule die u hebt ingevoerd is als een commando dat betekent in deze cel, het verschil tussen april en maart te berekenen, en delen door de waarde in maart, om de verhouding weer te geven als een decimaal of percentage.

Nu heb je het resultaat van je maandelijkse verandering berekening weergegeven in een cel van de rechterkant. Hoe zit het met de rest van de cellen in de kolom? Dit is waar het gebruik van Microsoft Excel biedt vele slimme sneltoetsen. U kunt deze formule, met behulp van de muis, in de volgende cel naar beneden, en de volgende, en je zult zien dat de formule op de juiste wijze zich aanpast aan het gebruik van de gegevens van rij 3, rij 4, rij 5, enz. Ja, formules in Excel zijn relatief, zodat ze passen op deze manier, tenzij u specifiek bevelen dat ze zijn absolute in plaats van relatieve, die ik zal sparen voor een andere les. Met behulp van deze methode in Microsoft Excel, kunt u gemakkelijk kopiëren uw percentage-of-change formule naar alle cellen te vullen in de rechter rij van deze tabel.

Microsoft excel wordt vaak gebruikt voor numerieke gegevens. De cel met de som geeft gewoonlijk het resultaat van de vergelijking.
Microsoft excel wordt vaak gebruikt voor numerieke gegevens. De cel met de som geeft gewoonlijk het resultaat van de vergelijking.

Met deze fundamentele formules van de "som" en "delta", veel elementaire financiële lijsten kunnen worden gemaakt en regelmatig bijgewerkt met behulp van Microsoft Excel. Om aantrekkelijke opmaak weergave functies toe te voegen, kunt u de cijfers achter de komma op nul als u wilt afronden naar de dichtstbijzijnde dollar, of als u komma's voor grotere cijfers wilt. Gebruik het menu Opmaak te kiezen hoe gegevens worden weergegeven in elke cel. De procentuele verandering kolom het percentage format keuze te gebruiken, maar laat de decimalen tonen, zodat de kolom niet per ongeluk door alles nul, aangezien procentuele waarden vaak minder dan een.

Wanneer u gegevens van de lijst te starten en te analyseren met spreadsheets, kunt u een veelheid van toepassingen voor Microsoft Excel. Uit een lijst van de namen in een band, met hun uniform maten, en betaalde / onbetaalde status, naar een spreadsheet waar een aantal variabelen worden getypt in en de rest van de cellen formules, zijn er vele toepassingen die kunnen profiteren van de korte bezuinigingen die door Microsoft Excel. Ik heb gebruik gemaakt van Microsoft Excel om een ​​eenvoudige lijst van huisdier medicijnen en hun vervaldata te maken, maar ik heb ook gebruikt om een ​​ingewikkelde database analyseren van de aandelenkoersen te maken. Vergeet niet dat een langdradig lijst een tafel, maar zo kan het aantal-kraken lijst, zoals beschreven in de bovenstaande voorbeelden.

Denk aan het op deze manier: Alle gegevens die je normaal zou voorkomen op een rekenmachine is dan misschien beter worden weergegeven als een grafiek. Wanneer meerdere vergelijkingen zijn betrokken, zoals het projecteren van hoe een prijs zou veranderen in een bepaald scenario, gebruik maken van dezelfde tabel sjabloon met verschillende uitgangsposities gegevens of "variabelen." Vergeet niet om te houden besparen elk scenario met een andere bestandsnaam, als je wilt om opnieuw te gebruiken later. Wanneer u kolommen verplaatsen of invoegen nieuwe rijen, ga terug en regelmatig double-check de formule inhoud en cel-adressen. Het kopiëren van formules is handig, maar je kunt een aantal probleempjes als u hebt verwijderd van de kolommen waarin de formule is op zoek naar zijn gegevens. Het is leuk om toepassingen voor Microsoft Excel dat niemand anders eerder heeft gezien vinden, en iedereen kan iets aanpassen in Excel om hun eigen lijst, matrix of tabel te maken.